La nivelul unităților de învățământ preuniversitar regăsim două comisii cu rol de coordonare a procesului de elaborare și implementare a procedurilor documentate:
- Comisia de Evaluare și Asigurare a Calității – CEAC;
- Comisia privind Sistemul de Control Intern Managerial – SCIM.
Procedurile pot fi operaționale și de sistem.
Procedură operaţională – procedură care descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate, fără aplicabilitate la nivelul întregii entități publice.
Procedură de sistem – descrie un proces sau o activitate care se desfăşoară la nivelul entității publice aplicabil / aplicabilă majorității sau tuturor compartimentelor, dintr-o entitate publică.
Rolul procedurilor documentate la nivelul entităților publice este acela de a asigura buna organizare a proceselor și activităţile derulate. Conducerea unității de învățământ trebuie să asigure elaborarea procedurilor documentate.
Scopul elaborării procedurilor este acela de a stabili și descrie pașii ce trebuie urmați, a modalităților de lucru stabilite și a regulilor de aplicat, precum și a responsabilitaților ce le revin persoanelor implicate în desfășurarea procesului sau activității ce face obiectul procedurii.
Pentru ca procedurile să devină instrumente eficace, acestea trebuie:
–să fie precizate în documente scrise (proceduri documentate);
–să se refere la toate procesele şi activităţile importante;
-să asigure o separare corectă a funcţiilor de iniţiere, verificare, avizare şi aprobare a operaţiunilor;
–să fie simple, complete, precise şi adaptate proceselor şi activităţii procedurate;
–să fie actualizate în permanenţă;
–să fie aduse la cunoştinţă personalului implicat.
Elaborarea procedurilor documentate se realizează de către responsabilul desemnat, la inițiativa conducătorului compartimentului/ responsabilul comisiei tematice, indiferent de tipul procedurii.
Modelul procedurii (forma electronică sau tipărită, cartușul, sistemul de codificare, modul de redactare etc) se va defini de către entitatea publică în cadrul unei proceduri de sistem privind ”elaborarea procedurilor”, în conformitate cu prevederile Instrucţiunii MEN nr. 1/2018.
Conținutul unei proceduri
Procedura documentată trebuie să conţină următoarele componente structurale minimale:
- Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei
- Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii documentate
- Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia
- Scop
- Domeniul de aplicare
- Documente de referință
- Definiții și abrevieri
- Descrierere activității sau procesului
- Responsabilități ăn derularea activităților
- Formular de evidenţă a modificărilor
- Formular de analiză a procedurii
- Formularul de distribuire/difuzare
- Anexe, inclusiv diagrama de proces
- Cuprins
Prin această structură minimală, se asigură conformitatea cu cerințele și liniile directoare prevăzute și de alte sisteme, precum sistemul de management al calității.
Procedurile trebuie să asigure o separare a funcţiilor de iniţiere, realizare, verificare, avizare și aprobare a operaţiunilor, astfel încât acestea să fie încredinţate unor persoane diferite. În acest mod se reduce considerabil riscul de apariție a erorilor, fraudelor, încălcării legislaţiei precum şi riscul de nedetectare a problemelor pe fluxul unui proces sau activități.
Vă invităm la cursurile dedicate Elaborării procedurilor!